Schulungsnachweis

Art. 39 DSGVO nennt die Sensibilisierung und Schulung der an Verarbeitungen beteiligten Personen ausdrücklich. Im Streitfall zählt weniger, dass geschult wurde, als dass es belegbar ist. Der Schulungsnachweis ist deshalb schlank gehalten. Er hält fest, wer wann geschult wurde, und erinnert daran, wenn es zu lange her ist.

Was erfasst wird

Ein Nachweis besteht aus zwei Angaben: Name der Person und Datum der Schulung. Beides wird beim Mandanten geführt, nicht bei der Agentur. Wer für mehrere Mandanten arbeitet, dokumentiert also je Mandant, wessen Personal dort geschult ist. Zu jedem Eintrag zeigt die Liste zusätzlich das errechnete Fälligkeitsdatum sowie den Zustand „Aktuell“ oder „Fällig“, und am Fuß die Gesamtzahl der Nachweise und der fälligen darunter.

Inhalte, Foliensätze, Teilnahmebestätigungen oder Prüfungsergebnisse werden hier nicht abgelegt. Der Nachweis belegt den Zeitpunkt, nicht den Stoff.

Der Zwölf-Monats-Rhythmus

Als Erinnerungsintervall sind zwölf Monate hinterlegt. Ein Eintrag gilt als fällig, sobald sein Schulungsdatum länger als diese Spanne zurückliegt. Zwölf Monate sind keine gesetzliche Frist. Die DSGVO nennt keinen festen Turnus. Es ist ein praxisüblicher Rhythmus, der verhindert, dass eine Schulung stillschweigend jahrelang alt wird.

Wo die Fälligkeit auftaucht

Einmal täglich prüft Complianty alle Nachweise. Für jeden überfälligen entsteht beim zugehörigen Mandanten eine Aufgabe der Priorität „wichtig“, die Name und letztes Schulungsdatum nennt. Wichtige Aufgaben setzen den Mandanten auf den Status „Lücken“ und wirken sich auf den DSGVO-Score aus. Ein Mandant mit technisch sauberer Website erreicht mit überfälligen Schulungen also keine volle Bewertung.

Bei jedem Lauf verwirft Complianty die offenen Schulungs-Aufgaben eines Mandanten und erzeugt sie aus dem aktuellen Bestand neu. Der Hinweis bleibt damit so lange bestehen, wie ein überfälliger Nachweis existiert, und verschwindet von selbst, sobald keiner mehr überfällig ist.

Nach einer neuen Schulung

Ein neuer Termin wird als neuer Eintrag erfasst. Dabei zählt jeder Eintrag für sich. Ein zusätzlicher aktueller Nachweis lässt den alten also nicht verstummen. Der überfällige Eintrag erzeugt weiterhin eine Aufgabe, bis Sie ihn löschen. Wer jede Schulung einer Person als eigenen Eintrag behalten möchte, muss mit dem fortbestehenden Hinweis leben. Wer eine saubere Fälligkeitsanzeige will, ersetzt den alten Eintrag durch den neuen.

Sichtbarkeit und Zugriff

Die Nachweise gehören zum Mandanten und sind nur innerhalb der eigenen Agentur sichtbar. Wer auf einen Mandanten keinen Zugriff hat, sieht auch dessen Schulungen nicht. In der Mandantenübersicht erscheinen sie verdichtet als Verhältnis von aktuellen zu erfassten Nachweisen. Das genügt, um auf einen Blick zu sehen, wo etwas fehlt, ohne Namen in die Übersicht zu ziehen.

Im geteilten Bericht für den Mandanten tauchen Schulungsnachweise nicht auf. Sie sind ein internes Dokumentationsmittel der Agentur, kein Bestandteil des Befundberichts zur Website. Im DSGVO-Datenexport des Kontos sind sie dagegen enthalten.

Anlegen und Löschen von Nachweisen setzen ein aktives Abonnement voraus. Die bereits erfassten Einträge bleiben in jedem Fall lesbar.