Dateiverwaltung

Zu einer Prüfung gehören Papiere: unterschriebene Auftragsverarbeitungsverträge, Schulungsunterlagen, Freigaben, Schriftwechsel. Die Dateiverwaltung ist der Ort dafür. Sie hält fest, was abgelegt wurde, in welcher Fassung, seit wann und wer daran gearbeitet hat.

Ablage im Konto, Zuordnung über Kategorien und Schlagworte

Dateien gehören zum Konto der Agentur, nicht zu einem einzelnen Mandanten. Geordnet wird über zwei Mittel: Kategorien mit Name und Farbe sowie Schlagworte. Beide legen Sie selbst an, beide gelten im ganzen Konto, und eine Datei kann mehrere von beiden tragen. Die Liste filtert nach Kategorie, Schlagwort, Suchbegriff in Name und Beschreibung sowie nach Aufbewahrungsstand.

Der Bezug zum Mandanten entsteht über diese Ordnungsmittel. Am deutlichsten zeigt das der AVV-Tracker. Laden Sie dort die unterschriebene Fassung zu einem Eintrag hoch, legt Complianty bei Bedarf die Kategorie „AVV“ und ein Schlagwort mit dem Namen des Mandanten an, benennt die Datei nach dem betroffenen Werkzeug und verknüpft sie mit dem Vertragseintrag. Aus dem Eintrag springen Sie danach direkt zur abgelegten Datei.

Formate und Größe

Zugelassen ist eine feste Liste von Dateitypen. Voreingestellt sind PDF, JPEG, PNG, GIF, WebP, reiner Text, Word- und Excel-Dateien im aktuellen Format (.docx, .xlsx) sowie die Videoformate MP4, QuickTime und WebM. Bilder und Videos hängen zusätzlich an einem Tarifschalter und können abgeschaltet sein. Für die Größe gilt die kleinere von zwei Zahlen: der anwendungsweiten Obergrenze, voreingestellt auf 10 MB, und der Obergrenze des Tarifs.

Dazu kommen zwei Mengenschranken je Konto, der belegte Speicher und die Zahl der Dateien. Bei 70 Prozent und bei vollem Speicher entsteht eine Benachrichtigung. Wird eine Schranke gerissen, lehnt der Server den Upload ab, bevor etwas gespeichert wird.

Virenprüfung beim Hochladen

Jeder Upload läuft vor dem Speichern durch einen Virenscanner. Der Inhalt wird an den Prüfdienst übergeben und gegen dessen Signaturen geprüft. Meldet der Dienst einen Fund, bricht der Vorgang ab und die Datei landet nicht in der Ablage. Dasselbe gilt, wenn der Prüfdienst nicht erreichbar ist oder ein anderes Ergebnis als „sauber“ liefert. Diese Richtung ist Absicht. Ohne Prüfergebnis wird nichts gespeichert.

Versionen und Prüfsummen

Eine Datei ist ein Eintrag mit einer Folge von Versionen. Eine neue Fassung hochzuladen überschreibt die alte nicht, sondern hängt Version 2, 3, 4 an. Ältere Versionen bleiben einzeln abrufbar, jede mit ihrem ursprünglichen Dateinamen, Typ und Datum.

Von jeder Version berechnet Complianty beim Speichern eine SHA-256-Prüfsumme. Vor jedem Download wird der gespeicherte Inhalt erneut berechnet und mit diesem Wert verglichen. Weichen sie ab, bricht der Download ab, statt eine veränderte Datei auszuliefern. Der Fall wird protokolliert und gemeldet. Zusätzlich prüft ein wöchentlicher Lauf alle gespeicherten Versionen nach, und ein zweiter wöchentlicher Lauf räumt Inhalte weg, zu denen kein Eintrag mehr existiert, frühestens 24 Stunden nach ihrer Ablage.

Aufbewahrung

Zu jeder Datei können Sie ein Datum „Aufbewahrung bis“ setzen. Solange es in der Zukunft liegt, wird jeder Löschversuch abgelehnt, im Verlauf vermerkt und gemeldet. Ein täglicher Lauf hebt abgelaufene Sperren auf und hält auch das im Verlauf fest. In der Liste filtern drei Schalter auf die Fälle, die als Nächstes anstehen: läuft in sieben Tagen ab, läuft in 30 Tagen ab, abgelaufen.

Verlauf und Zugriff

Zu jeder Datei führt Complianty ein Protokoll mit acht Ereignisarten: hochgeladen, neue Version, heruntergeladen, geändert, Löschen blockiert, gelöscht, Aufbewahrung abgelaufen, Prüfsummenfehler. Jeder Eintrag nennt Zeitpunkt und handelnde Person, bei Änderungen zusätzlich alten und neuen Wert.

Lesen und Herunterladen steht jedem Mitglied des Kontos offen. Hochladen, Ändern und Löschen setzen ein aktives Abonnement voraus und sind der Rolle „Betrachter“ verwehrt.