Datenschutzerklärung

Die Datenschutzerklärung entsteht aus dem Verarbeitungsverzeichnis des Mandanten, nicht aus einem Fragebogen. Was der Scan vor und nach der Einwilligung gemessen hat, steht im Verzeichnis. Was im Verzeichnis belastbar genug ist, wird zu einem Absatz in der Erklärung. Ohne Verzeichnis kann Complianty keine Erklärung erzeugen.

Aufbau des Entwurfs

Der erzeugte Text beginnt mit einer Einleitung nach Art. 13 DSGVO und dem Abschnitt „Verantwortlicher“. Diesen Abschnitt füllt Complianty aus den Stammdaten des Mandanten. Fehlen sie, verweist der Absatz aufs Impressum. Danach folgen feste Rechtsabschnitte zu Hosting, Server-Log-Dateien, Cookies, Kontaktformular und Speicherdauer, anschließend die erkannten Werkzeuge, gruppiert nach „Analyse & Tracking“, „Externe Inhalte“ und „Tools & Infrastruktur“, und zum Schluss die Betroffenenrechte. Jeder Werkzeug-Absatz nennt Zweck, Rechtsgrundlage und Anbieter. Außerhalb von EU, Deutschland, Österreich und der Schweiz kommt ein vollständiger Satz zur Drittlandübermittlung hinzu.

Was nicht hineinwandert

Das Verzeichnis erfasst alles, die Erklärung nur das Belastbare. Ausgeschlossen sind reine Infrastruktur (Hosting, Auslieferungsnetze, Redaktionssysteme, Fehler-Überwachung), unbekannte Dritt-Domains und unbestätigte Verdachtsfälle aus der Erkennung getarnter Einbindungen. Aus einem Verdacht einen Rechtstext zu schreiben, wäre falsch. Wird der Verdacht bestätigt, fließt das Werkzeug beim nächsten Durchlauf regulär ein.

Bearbeiten im Block-Editor

Sie bearbeiten die Erklärung als Folge von Blöcken: Überschriften, Absätze, Listen. Der Blockaufbau ist die maßgebliche Quelle. HTML und Markdown entstehen daraus, sodass Vorschau, Export und Einbindung nie auseinanderlaufen. Eine Palette bietet die sieben festen Rechtsabschnitte zum Einfügen an sowie einen fertigen Absatz für jedes Werkzeug, das der Mandant tatsächlich einsetzt.

Sobald Sie einmal von Hand ändern, gilt die Erklärung als bearbeitet. Die automatische Neuerzeugung nach einem Scan lässt sie dann unangetastet. Erst ein ausdrückliches „Datenschutzerklärung erzeugen“ baut sie wieder aus dem Verzeichnis auf und verwirft dabei die Bearbeitung.

Freigabe und Fassung der Rechtstexte

Eine geprüfte Erklärung geben Sie mit Datum und Person frei. Jede Inhaltsänderung — Neuerzeugung wie manuelle Bearbeitung — setzt die Freigabe zurück, damit sie sich nie auf einen Text bezieht, den niemand in dieser Fassung gesehen hat.

Jede Erklärung trägt außerdem die Fassung der Rechtstexte, gegen die sie erzeugt wurde. Wird der Textbestand überarbeitet, entsteht eine Aufgabe zum Neuerzeugen. Dieselbe Aufgabe erscheint, wenn ein Pflichtabschnitt („Verantwortlicher“, „Cookies“, „Speicherdauer“, „Ihre Rechte“) fehlt oder die Kontaktdaten des Verantwortlichen nicht hinterlegt sind.

Abgleich mit dem erkannten Bestand

Nach jedem Scan und nach jeder Neuerzeugung des Verzeichnisses vergleicht Complianty die in der Erklärung genannten Werkzeuge mit denen im Verzeichnis. Weicht die Liste in eine der beiden Richtungen ab, entsteht eine Aufgabe der Priorität „wichtig“, die die abweichenden Namen benennt. Praktisch relevant ist das vor allem bei einer von Hand bearbeiteten Erklärung. Complianty überschreibt sie nicht, meldet Ihnen aber, dass die Website inzwischen etwas anderes lädt, als der Text behauptet.

Einbetten

Statt Text zu kopieren, veröffentlichen Sie die Erklärung unter einer eigenen Adresse und binden sie auf der Website des Mandanten ein. Dann aktualisiert sie sich mit jeder Änderung mit. Zwei Wege stehen zur Wahl: die serverseitige Einbindung, bei der der Server des Mandanten den Text holt und keine Besucher-IP zu uns gelangt, sowie ein JavaScript-Schnipsel, der einfacher einzurichten ist, bei dem der Browser des Besuchers aber unseren Server kontaktiert (EU-Hosting, keine Cookies, kein Tracking). Wer beides vermeiden will, kopiert HTML oder Markdown. Dann fehlt allerdings die automatische Aktualisierung. Wird die Einbindung deaktiviert, ist die Adresse sofort ungültig.