Das Compliance-Protokoll

Der fortlaufende Nachweis je Mandant: wer wann was geprüft, geändert oder eingeordnet hat.

Wer Datenschutz für Mandanten betreut, muss belegen können, was wann geprüft und entschieden wurde. Complianty führt dafür je Mandant ein Protokoll. Jeder Prüflauf, jeder Export und jede Einordnung durch ein Teammitglied hinterlässt dort einen Eintrag mit Zeitpunkt, Urheber, Titel und Schweregrad. Ein Eintrag hängt immer am Mandanten, meist zusätzlich an einer Website und an dem Scan, aus dem er stammt.

Welche Ereignisse ankommen

Ein Eintrag ist kein freier Text, sondern trägt einen festen Typ. Derzeit schreiben zwölf Bereiche in das Protokoll, zusammen 31 Ereignisarten:

Scan (4 Arten): abgeschlossener Scan samt Zahl der Werkzeuge vor und nach der Einwilligung, fehlender Consent-Manager, ein Werkzeug vor der Einwilligung (ein Eintrag je Werkzeug), neu aufgetauchtes Werkzeug.
Impressum-Prüfung (2) und Cookie-Banner-Audit (2): abgeschlossen oder fehlgeschlagen.
SSL-Prüfung (3) und Formular-Check (3): gestartet, abgeschlossen, als PDF exportiert.
Barrierefreiheit (7): gestartet, abgeschlossen, manueller Prüfpunkt bewertet, Anwendbarkeit geändert, Protokoll exportiert, Erklärung erzeugt, Erklärung exportiert.
Bearbeitung von Befunden (4): ein Befund wurde als erledigt markiert oder wieder geöffnet, aus dem Mandantenbericht ausgeblendet oder wieder eingeblendet.
Auftragsverarbeitung (1): ein Vertrag hat ein Unterzeichnungsdatum bekommen.
Dokumente (2): Verarbeitungsverzeichnis oder Datenschutzerklärung wurden neu erzeugt.
Schulung (1): eine Schulung wurde mit Name und Datum dokumentiert.
Manuelle Notiz (1): was Sie selbst eintragen, mit Titel und optionalem Text, wahlweise einer Website zugeordnet.
Schnittstelle (1): eine Änderung, die über die API ausgelöst wurde.

Aus- und Einblenden von Befunden

Seit Kurzem landet auch die Sichtbarkeitsentscheidung im Protokoll. Blenden Sie einen Befund begründet aus, hält der Eintrag die Begründung, das handelnde Teammitglied, den Zeitpunkt, die Art des Befunds und die Angabe fest, ob die Begründung im Bericht des Mandanten sichtbar ist. Das spätere Einblenden erzeugt einen zweiten Eintrag, statt den ersten zu entfernen. Wer Monate danach fragt, warum ein Punkt im Bericht fehlte, findet beide Zeilen.

Schweregrad und Urheber

Jeder Eintrag trägt genau einen von vier Schweregraden, und der folgt aus der Ereignisart. Kritisch sind das Werkzeug vor der Einwilligung, der fehlende Consent-Manager und jede fehlgeschlagene Prüfung. Warnung trägt das neu erkannte Werkzeug. OK stehen die erfolgreich abgeschlossenen Prüfungen, der erledigte Befund, der unterzeichnete Vertrag und die dokumentierte Schulung. Info bleibt für Scanabschluss, Exporte, erzeugte Dokumente, Notizen, API-Aktionen, das Wiederöffnen eines Befunds und Sichtbarkeitsentscheidungen.

Als Urheber steht entweder das System oder die E-Mail-Adresse des Teammitglieds, das die Aktion ausgelöst hat. Automatische Läufe wie der nächtliche Scan schreiben als System, ein Export oder eine Notiz schreibt unter Ihrem Namen. Im PDF erscheint das System als „Automatisch“.

Das Protokoll wird nur ergänzt

Einen vorhandenen Eintrag zu ändern oder zu löschen, ist nicht vorgesehen. Weder die Oberfläche noch die Schnittstelle bieten das an, und der Datenzugriff dahinter kennt nur Schreiben und Lesen. Eine Korrektur ist deshalb immer ein zusätzlicher Eintrag. Eine Aufbewahrungsfrist gibt es nicht, und kein Hintergrundlauf räumt auf. Die Einträge bleiben, solange der Mandant besteht.

Ansehen und exportieren

Sie öffnen das Protokoll im Mandanten. Die Liste zeigt die neuesten Ereignisse zuerst und filtert nach Zeitraum (7, 30, 90 Tage oder alles), Ereignisart und Schweregrad. Ein Abruf liefert bis zu 500 Einträge.

Der PDF-Export übernimmt die eingestellten Filter. Im Kopf stehen Mandant, Erstellungsdatum und die Zahl der Einträge, darunter jedes Ereignis mit farbiger Kennzeichnung des Schweregrads, Bezeichnung der Ereignisart, Zeitpunkt in mitteleuropäischer Zeit und Urheber. Am Ende steht der Hinweis, dass das Dokument der internen Dokumentation dient und keine Rechtsberatung ist. Ist ein eigenes Erscheinungsbild hinterlegt, nennt dieser Hinweis Ihre Agentur als Urheber des Berichts.

Was diese Prüfung nicht leistet

Es belegt Vorgänge im System, nicht Vorgänge außerhalb. Ein Telefonat mit dem Mandanten, eine Korrektur im Redaktionssystem, ein unterzeichneter Vertrag: davon weiß das Protokoll nur, wenn jemand eine manuelle Notiz schreibt. Die automatischen Einträge belegen, was Complianty getan und gesehen hat.

Nicht jede Aktion im Produkt schreibt einen Eintrag. Ein Vertrag ohne Unterzeichnungsdatum, das Löschen eines Eintrags, das Ändern von Stammdaten und rein lesende Vorgänge laufen ohne Protokollzeile. Zwei bekannte Fälle bleiben bewusst offen: der fehlgeschlagene Prüflauf des Scanners, der nur als Benachrichtigung erscheint, und der ablaufende Vertrag, der stattdessen einen Befund erzeugt. Aus einer Lücke im Protokoll folgt also nicht, dass nichts passiert ist.

Das Schreiben ist nachrangig. Scheitert ein Protokolleintrag technisch, läuft die auslösende Aktion trotzdem durch. Das Protokoll hält nie eine Prüfung oder eine Entscheidung auf, kann dadurch aber unvollständig sein.

Kein fälschungssicheres Verfahren. Die Einträge sind über das Produkt weder änderbar noch löschbar. Eine kryptografische Sicherung gegen Eingriffe auf Datenbankebene gibt es nicht. Das Protokoll ist ein Arbeitsnachweis, kein Notariat.

Löschen des Mandanten löscht das Protokoll. Dasselbe gilt für eine gelöschte Website und die daran hängenden Einträge. Wer einen Stand über die Löschung hinaus braucht, exportiert ihn vorher als PDF oder über den Datenexport.

Kein Zugriffsprotokoll. Anmeldungen, Seitenaufrufe und reines Lesen stehen nicht darin. Protokolliert werden Prüfungen und Änderungen, nicht das Betrachten.