AVV-Tracker

Zu jedem Dienstleister, der im Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Der AVV-Tracker führt diese Verträge je Mandant, nicht je Website. Ein Vertrag mit einem Anbieter deckt alle Websites desselben Mandanten ab.

Was einen Eintrag auslöst

Complianty leitet die Liste aus denselben erkannten Werkzeugen ab wie das Verarbeitungsverzeichnis, nicht aus dem, was jemand angelegt hat. Einen Eintrag bekommt jedes erkannte Werkzeug, jede nicht freigegebene unbekannte Dritt-Domain und jedes über die eigene Domain geleitete Werkzeug, bei dem der Anbieter tatsächlich Daten erhält. Ausgenommen sind Auslieferungsnetze, die lediglich eigene Dateien der Website ausliefern. Sie erscheinen als Hinweis mit der Priorität „Info“, nicht als offener Vertrag.

Diese Ableitung läuft nicht nur beim Scan, sondern auch bei jedem Aufruf der Liste. Ein gelöschter Eintrag zu einem weiterhin eingesetzten Werkzeug taucht deshalb wieder auf. Eine bestehende Vertragspflicht können Sie unterschreiben, aber nicht wegklicken.

Der Status wird abgeleitet, nicht gesetzt

Es gibt drei Zustände, und alle drei ergeben sich aus den eingetragenen Daten:

• Fehlt: kein Datum der Unterzeichnung hinterlegt.
• Läuft aus: unterzeichnet, aber das hinterlegte Verlängerungsdatum liegt höchstens 30 Tage in der Zukunft.
• Unterzeichnet: unterzeichnet und entweder ohne Verlängerungsdatum oder mit einem, das weiter entfernt liegt.

Von Hand überschreiben können Sie den Status nicht. Bei jeder Änderung berechnet Complianty ihn neu aus Unterzeichnungs- und Verlängerungsdatum. So kann kein Eintrag auf „unterzeichnet“ stehen, ohne dass ein Datum dazu existiert.

Anbieter-Links und hinterlegte Verträge

Für 199 Anbieter ist die offizielle Vertrags- beziehungsweise Auftragsverarbeitungsseite hinterlegt. Wird ein Eintrag angelegt, trägt Complianty den passenden Link automatisch ein, sofern der Anbieter im Verzeichnis steht. Sie gelangen damit direkt zum richtigen Dokument, statt es zu suchen. Für Anbieter ohne hinterlegten Link tragen Sie die Adresse selbst ein.

Zu jedem Eintrag können Sie zusätzlich die unterschriebene Fassung in der Dateiverwaltung ablegen. Vertrag, Datum und Frist liegen dann an einer Stelle.

Welche Pflichten hinter einem Auftragsverarbeitungsvertrag stehen und worauf bei der eigenen Vorlage zu achten ist, behandelt AVV für Webagenturen.

Erinnerung vor der Verlängerung

Einmal täglich prüft Complianty alle Einträge mit Verlängerungsdatum. Liegt es innerhalb der nächsten 30 Tage, entsteht beim Mandanten eine Aufgabe der Priorität „wichtig“. Pro Eintrag gibt es höchstens eine offene Erinnerung. Der tägliche Lauf erzeugt keine Dubletten.

Wirkung auf Status und Score

Fehlende Verträge erscheinen nicht als Aufgabe. Sie gehen unmittelbar in die Bewertung ein. Jeder fehlende Vertrag kostet vier Punkte im DSGVO-Score. Damit wächst der Abzug mit der Größe der Lücke, statt dass ein einzelner fehlender Vertrag alles auf null zieht. Die Erinnerung an eine auslaufende Vereinbarung dagegen ist eine reguläre Aufgabe und setzt den Mandanten auf den Status „Lücken“.