heyData, Proliance oder Complianty? DSGVO-Software für Agenturen im ehrlichen Vergleich [2026]

Wer nach einer heyData Alternative für seine Agentur sucht, stößt schnell auf eine ernüchternde Erkenntnis: Die bekannten deutschen DSGVO-Softwarelösungen – heyData, Proliance 360 und Robin Data – sind seriöse, technisch solide Produkte. Aber sie wurden für Einzelunternehmen und KMU gebaut, nicht für Agenturen, die Datenschutz-Compliance für zehn oder zwanzig Kunden gleichzeitig managen. Dieser ehrliche Datenschutz Software Vergleich zeigt, wo jedes Tool stark ist, wo seine Grenzen liegen – und wann welches die richtige Wahl ist.

Das Problem mit bestehenden DSGVO-Software-Lösungen

Fast alle DSGVO-Softwareprodukte auf dem Markt teilen eine gemeinsame Grundannahme: Es gibt eine Organisation, einen Verantwortlichen, eine Datenschutzerklärung. Das ist das Modell, für das diese Tools gebaut wurden – und es funktioniert gut, solange dein Unternehmen nur sich selbst datenschutzkonform aufstellen will.

Das Modell bricht, sobald du als DSGVO Software Agentur tätig bist und Compliance für Kunden managst. Als Webagentur bist du nicht eine Organisation – du bist eine Organisation, die für dreißig andere Organisationen Datenschutz-relevante technische Arbeit leistet. Jeder Kunde hat seine eigene Datenschutzerklärung, seine eigenen Drittanbieter, sein eigenes CMP, seine eigene AVV-Übersicht.

Das Ergebnis in der Praxis: Agenturen kaufen heyData, Proliance oder Robin Data – und nutzen das Tool nur für die eigene Organisation. Für Kunden-Projekte improvisieren sie mit Tabellen, PDF-Vorlagen und manuellen Checklisten. Das ist weder skalierbar noch dokumentierbar. Und es ist genau die Lücke, die eine Datenschutz Software Mandantenfähig schließen muss.

Was eine DSGVO-Software für Agenturen können muss

Bevor wir zu den einzelnen Tools kommen, lohnt sich ein Blick auf die Kriterien. Was unterscheidet eine DSGVO-Software für Agenturen von einer Standard-DSGVO-Lösung?

• Mandantenfähigkeit als Kern-Feature: Die Software muss die Struktur Agentur → Kunden nativ abbilden – nicht als Workaround, sondern als Architektur. Jeder Kunde bekommt seine eigene Datenschutzerklärung, sein eigenes VVT, seine eigene AVV-Liste, aber alle sind von einem zentralen Dashboard verwaltbar. DSGVO Management mehrere Mandanten ist kein optionales Add-on, sondern das Grundprinzip.
• Technische Website-Prüfung: Eine DSGVO-Compliance-Software für Agenturen sollte nicht nur Dokumente verwalten, sondern auch prüfen können, ob die technische Realität mit der Dokumentation übereinstimmt. Feuert ein Tracking-Tool vor dem Cookie Consent? Das weiß kein dokumentationsbasiertes Tool – nur ein Scanner, der die Website tatsächlich aufruft.
• AVV-Tracking pro Kunden: Jeder Kunde hat eigene Dienstleister. Die AVV-Übersicht muss pro Kunden separat führbar und mit Ablaufdaten und Erinnerungen versehen sein.
• Skalierbare Preisstruktur: Ein Tool, das 89 € oder 125 € pro Monat pro Organisation kostet, macht bei zehn Kunden-Projekten bis zu 1.250 € monatlich – wenn man jeden Kunden als eigene Organisation führt. Das ist für Agenturen keine tragfähige Kalkulation.

heyData – stark für Einzelunternehmen, strukturell ungeeignet für Agenturen

heyData ist ein deutsches Unternehmen aus München mit einem klaren Produktfokus: DSGVO-Compliance für KMU, zunehmend auch mit Abdeckung von NIS2- und ISO-27001-Anforderungen. Das Tool hat einen guten Ruf für seinen geführten Setup-Prozess, seine Mitarbeiterschulungsmodule und seinen optionalen externen Datenschutzbeauftragten-Service.

Für Agenturen ist heyData aus einem strukturellen Grund nicht das richtige Tool – und das hat nichts mit der Produktqualität zu tun: heyData ist nicht mandantenfähig. heyData mehrere Kunden verwalten geht nicht in dem Sinne, dass du für jeden Kunden eine separate Organisation einrichten musst – mit eigenem Account, eigenem Vertrag und eigenem Preis. Die Software denkt in einer Organisation. Eine zentrale Agentur-Übersicht über alle Kunden gibt es nicht.

heyData Preis Agentur: Der Einstiegstarif liegt bei rund 89 € pro Monat und Organisation. Für eine Agentur mit zehn Kunden wären das bis zu 890 € monatlich für die reine Software-Lizenz – ohne dass das Tool weiß, dass diese zehn Organisationen zusammengehören. Einen technischen Website-Scanner – der prüft, ob Tracking vor oder nach dem Cookie Consent feuert – hat heyData nicht.

Für wen heyData die richtige Wahl ist: Für ein Einzelunternehmen oder eine Agentur, die ihre eigene interne DSGVO-Compliance strukturiert aufbauen will – inklusive Mitarbeiterschulungen, Datenschutzrichtlinien und optionalem DSB-Service –, ist heyData eine ausgereifte, geführte Lösung. Wer als Agentur den eigenen internen Datenschutz verwalten will (die Agentur als Organisation, nicht für Kunden), kann heyData dafür in Betracht ziehen. Für das Management von Kunden-Projekten ist es strukturell nicht der richtige Ansatz.

Proliance 360 – solide Dokumentationsplattform ohne Agentur-Modell

Proliance 360 ist eine der umfangreichsten deutschen DSGVO-Dokumentationsplattformen. Das Tool bietet Verarbeitungsverzeichnis, Datenschutzerklärung, Richtlinien-Templates und AVV-Verwaltung – auf einem höheren Detailniveau als viele Wettbewerber. Wer auch nach einer audatis Alternative sucht: audatis MANAGER ist inzwischen in der Proliance-Produktfamilie aufgegangen.

Für Agenturen gilt dasselbe strukturelle Problem wie bei heyData: Proliance 360 ist nicht mandantenfähig. Ein Proliance 360 Agentur-Modell mit zentralem Dashboard existiert nicht als natives Feature. Pro Organisation ist eine eigene Instanz notwendig. Bei einem Einstiegspreis von rund 125 € pro Monat und Organisation ist das Kostenmodell für Agenturen kaum skalierbar.

Was Proliance gut macht: Die Dokumentationstiefe ist bemerkenswert. Wer ein vollständiges Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO, einen strukturierten TOM-Katalog und umfangreiche Vorlagen für Datenschutzrichtlinien braucht – und das für eine eigene Organisation –, findet in Proliance 360 eine der vollständigsten Lösungen auf dem deutschen Markt. Als Proliance Alternative wird es oft dann gesucht, wenn der Preispunkt zu hoch erscheint. Für externe Datenschutzbeauftragte bietet Proliance 360 eingeschränkte Multi-Client-Funktionen – aber das ist ein anderes Modell als das einer Webagentur. Auch Proliance hat keinen technischen Website-Scanner.

Robin Data – günstig, primär für externe Datenschutzbeauftragte

Robin Data ist ein interessanter Sonderfall. Das Tool hat eine kostenlose Einstiegsversion und positioniert sich stark für externe Datenschutzbeauftragte (DSBs), die mehrere Mandanten betreuen. Die Software erlaubt es, mehrere Klienten unter einer DSB-Lizenz zu verwalten – was strukturell dem Agentur-Modell ähnelt, aber auf die Arbeit eines DSBs ausgerichtet ist, nicht auf eine Webagentur.

Robin Data Erfahrungen aus der Agentur-Praxis zeigen: Das Tool deckt die Dokumentationsseite gut ab – VVT, AVV, Datenschutzerklärung. Für Agenturen, die primär dokumentationsseitige DSGVO-Unterstützung für Kunden anbieten, ist Robin Data mit seinem günstigen Einstiegspreis durchaus interessant. Einen technischen Website-Scanner hat Robin Data nicht. Die Frage, ob ein Tracking-Tool auf einer Kunden-Website tatsächlich erst nach dem Cookie Consent feuert, ist damit nicht automatisiert prüfbar.

Für wen Robin Data geeignet ist: Externe Datenschutzbeauftragte, die primär auf Dokumentation und Beratung fokussiert sind, und Agenturen mit sehr knappem Budget, die zunächst nur die Dokumentationsseite abdecken wollen. Für die technische Compliance-Prüfung auf Kunden-Websites ist Robin Data kein vollständiges Werkzeug.

Complianty – gebaut für das Agentur-Modell

Complianty ist der einzige Anbieter in diesem Vergleich, der Mandantenfähigkeit als Kern-Feature implementiert hat. Die Architektur folgt dem Modell Agentur → Kunde → Website: Eine Agentur verwaltet beliebig viele Kunden, jeder Kunde hat seine eigenen Websites, und alle sind von einem zentralen Dashboard einsehbar. Das ist kein Workaround – es ist das Grundprinzip, auf dem die Software aufgebaut ist.

Datenschutz Software günstig Agentur: Der Starter-Tarif beginnt bei 29 € pro Monat für bis zu 3 Kunden und 10 Websites. Der Agentur-Tarif deckt bis zu 15 Kunden und 40 Websites für 59 € ab, der Agentur-Pro-Tarif ist unlimitiert für 99 €. Bezogen auf Kunden-Projekte rechnen sich diese Preise anders als bei Anbietern, die pro Organisation abrechnen.

Das einzige echte K.O.-Argument im Vergleich: Complianty hat einen technischen Website-Scanner, den kein anderer Anbieter in diesem Vergleich hat. Der Scanner öffnet eine Kunden-Website in einem kontrollierten Browser-Kontext, protokolliert alle ausgehenden Requests vor dem Cookie Consent (Phase 1), führt den Consent-Klick durch und protokolliert alle neuen Requests danach (Phase 2). Das Ergebnis ist eine datierte, exportierbare Liste: welche Tools feuern vor der Einwilligung, welche danach. Kein anderes Tool in diesem Vergleich kann das. Es ist der einzige Punkt, an dem Complianty nicht nur eine andere Positionierung hat, sondern eine andere Technologie.

Was Complianty noch nicht hat: Den Schulungsmodul-Schwerpunkt von heyData, die Dokumentationstiefe von Proliance im TOM-Bereich oder den externen DSB-Service mit persönlichem Ansprechpartner. Wer einen externen Datenschutzbeauftragten als Service sucht, wird bei heyData oder spezialisierten DSB-Anbietern fündig. Wer als Agentur technische Compliance für Kunden-Websites nachweisen und zentral verwalten will, findet bei Complianty die passenderen Strukturen.

Der direkte Vergleich: DSGVO-Software für Agenturen

Die folgende Tabelle zeigt den Datenschutz Software Vergleich aus der Agentur-Perspektive. Der entscheidende Unterschied ist nicht allein Preis oder Feature-Vollständigkeit – sondern die Frage, ob das Tool das Agentur-Modell nativ unterstützt.

Feature	heyData	Proliance 360	Robin Data	Complianty
Preis/Mo	ab 89 €	ab 125 €	ab 0 €	ab 29 €
Mandantenfähig	❌ (1 Org)	❌ (1 Org)	⚠️ (DSB-Lizenz)	✅ (Kern-Feature)
Technischer Website-Scan	❌	❌	❌	✅
Pre-Consent Detection	❌	❌	❌	✅
AVV-Tracker	❌	⚠️	✅	✅
DSE-Generator	⚠️	✅	✅	✅
Fokus	KMU allg.	KMU allg.	Externer DSB	Agenturen

Alle Preise sind Richtwerte ohne Gewähr – überprüfe aktuelle Tarife direkt bei den Anbietern.

Wann welches Tool die richtige Wahl ist

• Agentur will eigene interne Compliance strukturieren: heyData oder Proliance 360 sind valide Optionen – gut geführt, strukturiert, auf den deutschen Markt zugeschnitten. Für die eigene Organisation (nicht für Kunden) sind beide Produkte geeignet.
• Externer Datenschutzbeauftragter sucht Mandanten-Tool: Robin Data ist hier der stärkste Kandidat. Das DSB-Modell ist nativ implementiert, der Einstieg ist durch die freie Variante attraktiv.
• Webagentur verwaltet DSGVO Tool Agentur Kunden für 5+ Kunden: Complianty. Nicht weil es in jedem Einzelfeature führend ist, sondern weil es das einzige Tool ist, das die Agentur-Struktur nativ abbildet und gleichzeitig den technischen Scanner hat, der beweist, ob das CMP einer Kunden-Website tatsächlich korrekt feuert.
• Kleine Agentur, Budget sehr begrenzt: Robin Data für die Dokumentationsseite (kostenloser Einstieg). Complianty ab 29 € für das Agentur-Dashboard und die technische Prüfung. Beide schließen sich nicht aus – aber Complianty deckt den für Agenturen kritischeren Teil ab.

Einen umfassenden Überblick über alle DSGVO-Pflichten, die Agenturen beim Website-Launch für Kunden erfüllen müssen, gibt unsere vollständige DSGVO-Checkliste für Webagenturen.

FAQ: Häufige Fragen zum DSGVO-Software-Vergleich für Agenturen

Welche DSGVO-Software ist die beste für Agenturen?

Das hängt davon ab, was "Agentur" bedeutet. Für eine Webagentur, die technische Compliance für Kunden-Websites managt – inklusive Cookie Consent, AVV-Tracking und Datenschutzerklärungen –, ist Complianty die einzige Software in diesem Vergleich, die das Agentur-Modell nativ unterstützt. heyData und Proliance 360 sind für diesen Anwendungsfall strukturell nicht ausgelegt. Robin Data ist eine Ausnahme für externe Datenschutzbeauftragte, aber kein Tool für Webagenturen im technischen Sinne.

Kann ich mit heyData mehrere Kunden verwalten?

Nicht in dem Sinne, den Agenturen brauchen. heyData ist für eine Organisation konzipiert. Es gibt keine native Möglichkeit, mehrere Kunden-Organisationen unter einem zentralen Agentur-Dashboard zu verwalten. Für jeden Kunden müsstest du eine separate heyData-Instanz einrichten – mit eigenem Account und eigenem Preis. Eine zentrale Übersicht über alle Kunden, ihren Compliance-Status und ihre Scan-Ergebnisse gibt es bei heyData nicht.

Was kostet Complianty im Vergleich zu heyData?

Complianty startet bei 29 € pro Monat für bis zu 3 Kunden und 10 Websites. heyData startet bei rund 89 € pro Monat pro Organisation. Bei drei Kunden-Projekten in heyData – drei separate Organisationen – wären das theoretisch bis zu 267 € monatlich, gegenüber 29 € bei Complianty für denselben Umfang. Bei zehn Kunden: bis zu 890 € bei heyData, 59 € bei Complianty (Agentur-Tarif, bis zu 15 Kunden).

Hat heyData oder Proliance einen Website-Scanner?

Nein. Weder heyData noch Proliance 360 noch Robin Data haben einen technischen Website-Scanner, der prüft, ob Tracking vor oder nach dem Cookie Consent feuert. Wie häufig dieses Problem in der Praxis auftritt und wie du es erkennst, erklärt unser Artikel Tracking vor Cookie Consent: Wie du DSGVO-Verstöße auf Kunden-Websites erkennst.

Was ist der Unterschied zwischen einem externen DSB-Tool und einer Agentur-Software?

Ein externer Datenschutzbeauftragter berät Unternehmen rechtlich – er prüft Dokumente, gibt Empfehlungen und begleitet Prozesse. Tools wie Robin Data sind auf diesen Anwendungsfall zugeschnitten: Mandantenverwaltung aus der DSB-Perspektive, Dokumentationsvorlagen, Berichte. Eine Webagentur hingegen baut, hostet und wartet Websites – sie hat technische Verantwortung für das, was auf diesen Websites passiert. Sie braucht ein Tool, das diese technische Dimension abbildet: Scan-Ergebnisse, CMP-Status, Tool-Inventar, Pre-Consent-Nachweis. Das sind zwei verschiedene Anwendungsfälle mit zwei verschiedenen Softwareklassen.

Welches CMP-Tool passt zu Complianty?

Complianty ist keine Consent Management Platform – es ist die Ebene, die prüft, ob dein CMP korrekt feuert. Welches CMP für Agenturen mit mehreren Kunden am besten geeignet ist, erklärt unser Cookie Consent Tool Vergleich für Agenturen.

Fazit: Die ehrliche Einschätzung

heyData, Proliance 360 und Robin Data sind keine schlechten Produkte – sie sind gute Produkte für den Anwendungsfall, für den sie gebaut wurden. Einzelunternehmen und KMU, die ihre eigene DSGVO-Compliance strukturieren wollen, finden in diesen Tools ausgereifte, auf den deutschen Markt zugeschnittene Lösungen.

Für Webagenturen, die Datenschutz-Compliance für viele Kunden gleichzeitig managen, ist keiner dieser Anbieter die passende Antwort. Nicht weil sie schlechte Arbeit leisten, sondern weil das Agentur-Modell ein anderes Werkzeug erfordert: eines, das Mandantenfähigkeit nicht als Workaround, sondern als Kern hat. Und eines, das die technische Seite – ob das Tracking auf einer Kunden-Website wirklich erst nach dem Consent feuert – automatisiert prüfen und datiert dokumentieren kann.